anglomania, то, что висел в статусе ин процесс, означает, что заказ был временно задержан Спесиал Хендлинг департментом, потом пропустили, и в таких случаях бывает, что коды автоматом меняются на онлайновые и оффер коды пропадают.
Т.е. это не система сделала, иначе она не пропустила бы этот заказ с этими кодами изначально, тут просто человеческий фактор.
Перешлите им ордер конфирмейшн, без деталей насчет прошел многоуровневый код на клиранс, и про бесплатный чехол не пишите. Просто напишите, что в ордер конфирмейшне стоит такая сумма, а сняли столько-то. Не требуйте объяснений. Напишите, верните разницу. А если не вернут, то сами и объяснят, почему.